Att överhöra en konversation, eller tjuvlyssna om man så vill, tycker jag är spännande. Det som väcker mest nyfikenhet är när jag hör människor prata i mobiltelefon och jag enbart får ta del av den ena partens ord i samtalet. Det sätter igång fantasier och funderingar. Jag får höra delar av samtalet men inte hela och av det jag hör kan jag dra vissa slutsatser och resten får jag gissa.

Att tjuvlyssna på det här sättet är lite som att sätta IT-budgeten för kommande år; jag känner till stora delar av kostnaderna, vissa delar kan jag få ihop genom input från andra delar av organisationen och en del får jag gissa mig till. 

Kända faktorer
Överhört i Stockholms tunnelbana. Två personer som talar om julen, julklappar och julfirande:
- I vår familj har vi valt att lägga ned det där med julklappar.
- Vi också. Vi ger bara till barnen.
- Samma här. Vi ger också bara till barnen. Men sedan brukar jag ge något litet till min man också. Och till svärmor. Hon blir så besviken annars. Men vi har bestämt att det får kosta max 500:- per julklapp.
En klassiker när det gäller julklappar, inte helt konsekvent men vad spelar det för roll?

Från julklappar till IT-budgeten. Att lägga en IT-budget är hur enkelt som helst om jag skulle få göra allt det jag vill göra och ha hur höga kostnader som helst. Men nu är det ju inte så i verkligheten. IT-budgeten är inte som önskelistan till tomten. Och den måste dessutom vara konsekvent.

En ekonomisk värdering utifrån vilka IT-kostnader jag ser framför mig börjar med att jag gör en tillbakablick och utgår från nedlagda utgifter för föregående år. Jag börjar med att titta på vilka kostnader vi haft i år eftersom kända saker är lättast att budgetera. Saker som hårdvara, support, licenser och sådant vi leasar är inte så mycket att göra åt från ett år till etta annat. Men även för sådana kostnader behöver vi en strategi för att med jämna mellanrum utvärdera och optimera.

Att välja och att prioritera
Tjuvlyssnat en höstkväll när jag passerade förbi en parkbänk på Långholmen i Stockholm. En sorgsen ung kvinna pratar i mobiltelefon och säger ”Det fungerade bra mellan oss tills han aktivt valde bort kärleken”.
Vilken replik! För en tjuvlyssnare som jag är det här en av de mest fantasieggande delar av ett samtal på länge.

Från tjuvlyssningen på Långholmen till de val jag måste göra när jag lägger min IT-budget. Jag vet att jag alltid får tillbaka mitt budgetförslag med krav på att sänka kostnaderna ytterligare. Då handlar det om att välja och att prioritera. Förutom de kända kostnaderna som jag redogjorde för ovan så gäller det att fundera på de övriga kostnaderna som hör till IT-området och som är mer av satsningar som jag vill genomföra men som definitivt inte kan stoltsera med att det är satsningar som direkt kommer att synas på försäljningssiffrorna eller för kunderna. Det kan till exempel vara att göra en rejäl genomgång av databaser, servrar och säkerhet för att skapa en bättre och mer kostnadseffektiv plattform för vår utveckling av produkter. Kort och gott effektiv IT. I slutänden leder detta till lägre kostnader för IT-infrastrukturer och en bättre plattform för framtida affärsutveckling.

Gissningar och samordning

Hört i Stockholms tunnelbana. Konversation mellan tonåringen och föräldern. Föräldern frågar lite trött:
- Vad gör du när du träffar på människor i din skola som bara tar energi?
- Jag sätter på mig mina hörlurar.
- Ok, men det kanske inte är så lämpligt för mig att göra så på jobbet.
- Du kan ju ta små lurar som inte syns. Det har jag alltid på lektionerna, de syns inte under håret.

Så enkelt var det med det!
Det som tar mest energi avseende IT-budgeten är att sätta siffror på de utvecklingsprojekt som planeras till kommande år.  Det är lite som att leka ”rita, gissa, spring” där jag till viss del får göra kvalificerade gissningar utifrån vad jag tror ska levereras. Det finns ett flertal olika modeller för att räkna ut IT-investeringar i ett projekt men det spelar ingen roll hur fina modeller man än använder om innehållet är okänt.
Oavsett svårigheten att gissa rätt eller fel så utgår jag från affärsplanen och de affärsutvecklingar som planeras inför kommande år. IT är ett konkurrensmedel och det är vårt ansvar att skapa förutsättningar för innovationer i IT-baserade produkter, tjänster och affärsidéer.
Utifrån den information kopplad till IT-budgeten som jag har brukar jag fundera igenom ungefär vilka områden/system som berörs för respektive satsning och vilken typ av kompetens som kommer att behövas. Inga glädjekalkyler. Min erfarenhet säger mig att allt tar längre tid eller är mer komplext än vad vi tror från början. Med det som utgångsläge skapas en översiktlig kalkyl som i grova drag bygger på interna kostnader, externa konsulttjänster, inköp hård- och mjukvara och kommande förvaltningskostnader. Ett business case ligger oftast till grund för hela utvecklingsprojektet och efter beslut om genomförande sker kravställning och det är först då vi kan börja se hela bilden av vad som ska göras och kostnader kan kartläggas mer i detalj.

Avslutningsvis vill jag kommentera en återkommande diskussion som brukar dyka upp i budget- och affärsplanearbete och det är kostnader för utveckling kontra förvaltning (oftast med syftet att förvaltningskostnaderna ska minska och utvecklingskostnaderna ska öka).  Frågan brukar vara: vad är utveckling och vad är förvaltning? Efter det sker det vanligtvis en lång diskussion i ämnet och slutligen landar vi nästan alltid i samma slutsats: att rätta en bugg är förvaltning, men att utveckla en ny funktionalitet som tidigare inte funnits är utveckling. Jag vill slå ett slag för förvaltningen då området ofta behandlas styvmoderligt. En väl fungerande förvaltning av ett förvaltningsobjekt där man ser till både tekniken och affären är en grundbult för både kvalitet och kostnadseffektivitet i en verksamhet.

Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga att jag tycker det är kul att budgetera och det är lika tillfredsställande när utfallet följer budgetramar som det är frustrerande när kostnaderna sticker iväg. Och du, glöm inte att sätta upp rättvisande KPI:er!

Ha en underbar adventstid och njut av julbord, glögg, julkonserter, saffransbullar och pepparkakor med kristyr. Nästa månad skriver jag om reflektioner från året som gått och förhoppningar inför kommande år.